Att upphandla varor och tjänster kan ofta vara svårt. Så även med transkribering. Hur kan man som inköpare skilja olika aktörer åt och hur förtydligar man vad man vill ha? Varje inköpare måste själv bestämma sig för vad den behöver. Ibland är budgeten pressad. Vi hoppas ju förstås att många beställare väljer en aktör satsar mer på kvalitet än på lågt pris. Men vad innebär det då att erbjuda hög kvalitet? Här är några exempel på saker som antingen kan vara ett krav i en upphandling, eller som kan ge en bättre beräkningspoäng.

  • Hur många personer som jobbar med respektive ljudfil. Om en person korrekturläsning innan filen skickas till kunden så blir det mycket bättre.
  • Hur många personer som jobbar med hela projektet. Om endast två, tre personer jobbar med samma kund så kan dessa två hjälpas åt, samtidigt som de blir experter på fackspråket i det aktuella området och där med kan göra ett bättre jobb, jämfört med när många personer bara gör en liten del var.
  • Vilka gör jobbet? Det kan vara svårt att formulera krav på det, men personal som är noggrant rekryterat och får regelbunden fortbildning gör förstås ett bättre jobb än när någon bara hoppar in och gör lite skrivjobb mer på frilans.
  • Säkerhet. Allt från personalens rutiner till tekniska lösningar som minskar risken för att material kommer i orätta händer.
  • Leveranstiden är förstås viktig. Fundera över vad som är era behov. Betala inte för snabb leverans ifall ni inte behöver materialet för ens om några veckor.

Det finns förstås massor av fler kvalitetsvariabler som kan vara relevanta att väga in. Fundera över dessa innan ni skickar in er förfrågan.

Vad kan inköparen göra för att underlätta?

Om inköparen kan garantera att ljudfilerna håller en viss kvalitet så blir det enklare för utföraren att vara tillmötesgående och exempelvis erbjuda ett något lägre pris. Det behöver då framgå hur löftet om god ljudkvalitet är utformat. Kanske gör ni gruppintervjuer som är utformad på ett sätt så att ni är säkra på att det pratas en i taget och att inga pratar i munnen på varandra? Om ni lovar att inga pratar i munnen på varandra så kanske vi kan ge ett något lägre pris, då kan det ju förstås uppstå en viss irritation ifall det sen visar sig att personerna ibland pratar i munnen på varandra. Tänk gärna igenom detta upplägg redan innan ni gör inspelningarna.